מניצוץ של רעיון אל הבמה: הדרך של המרצים ב-UXI Live

יש משהו קצת מתעתע במרצה מעולה שעומדת (או עומד) על הבמה. היא יודעת בדיוק מה להגיד, עושה פאוזות במקומות הנכונים, נותנת לקהל לצחוק וממשיכה הלאה בדיוק כשהצחוק מתחיל לדעוך – וזה יכול להיראות מהצד כל כך קל ופשוט. כמובן שאם הייתם בצד הנכון של הבמה (כלומר, על הבמה עצמה), הייתם יודעים שקל ופשוט זה לא. ממש לא. על המסע הזה, שמתחיל ברעיון ומסתיים על הבמה של UXI Live, רציתי לספר לכם היום.

בתמונה הראשית: אורטל אברהם מרצה על הקשר בין דיזיין לפיתוח בכנס UXI Live 2019

למעשה, זה מתחיל בכנס

נכון, אמרתי שזה מתחיל ברעיון. אבל בעצם, כמה מהמרצים סיפרו לי שהרעיון – ובעיקר הרצון – להרצות ב-UXI Live, נולד אצלם כשהיו בכנס כמשתתפים, שנה או יותר קודם לכן. בשבילי זה אחד הדברים היותר כיפיים לשמוע, כי המטרה של הכנס ושל כל הארגון סביבו היתה, ממש מההתחלה, לאפשר לאנשים לחלוק מהידע והנסיון שלהם – אז במובן הזה, הרצון של אנשים להרצות הוא ממש התגשמות של החזון.

היתה אפילו מרצה אחת שסיפרה לי שהיא בכלל נכנסה לתחום בגלל שנחשפה אליו לראשונה בכנס. זה היה אחד הרגעים המרגשים ביותר מבחינתי סביב הפעילות של הכנס.

הקול הקורא

המסע לבמה מתחיל, עבור רוב המרצים, בקול קורא כמו זה של כנס 2020. חלק מהמרצים הם כאלה שאנחנו מזמינים להרצות מיוזמתנו, כמו למשל, השנה, ד"ר לירז לסרי, ד"ר יובל קליש, ושתי המרצות מחו"ל, Kim Goodwin ו-Kristin Skinner. אבל הרוב המכריע מגיע מהקהילה: אנשים שהיה להם מה להגיד והגישו הצעה להרצאה דרך הקול הקורא.

כדי להחליט על ה-theme של הכנס לפני הקול הקורא, וכדי לבחור את ההרצאות הנכונות, יש לכנס ועדת היגוי מתנדבת – אנשים נהדרים שמקבלים, ביחד איתי, את כל ההחלטות על התוכן בכנס.

השנה היו שתי ועדות כאלה, אחת ליום ה-Design ואחת ליום ה-Leadership. לוועדת ההיגוי של יום ה-Leadership היה אתגר גדול במיוחד – לגבש את הקונספט של יום ה-Leadership – מאחר וזו השנה הראשונה שהוא מתקיים. כתבתי עוד על יום ה-Design Leadership כאן.

תשומת לב לשוויון הזדמנויות לנשים וגברים

זה שנים שנשים לוקחות חלק פעיל בכנס, גם כמרצות וגם בוועדת ההיגוי, וזה מאוד משמח אותי שזה קורה. אחד הדברים שלמדתי לאורך השנים (הכנס פעיל כבר מ-2010) הוא שהדרך לבמה שונה עבור נשים מאשר לגברים. פריצת הדרך היתה כבר לפני כמה שנים, כשיצרנו פניה נפרדת לנשים והדגשנו בה את הרצון שלנו ביותר נשים מרצות על הבמה ואת הליווי שאנחנו נותנים לכל המרצות והמרצים בדרך לבמה. זה הוביל לעליה משמעותית במספר המרצות שהגישו הצעות בקול הקורא.

בשנים האחרונות אנחנו מקבלים בהקשר הזה רוח גבית משמעותית וחשובה מ-WE שמסייעות גם בעידוד נשים להגיש הצעות במסגרת הקול הקורא, וגם במיקוד ושיפור ההרצאות של נשים בתוכנית שלהן לליווי למרצות. עוד על הרקע לפער בין גברים לנשים על במות כנסים, והשינוי ש-WE מובילה, בכתבה של רותם בינהיים ואיה בן-אהרון.

ועדת ההיגוי: הבחירה בפועל

לקול הקורא אנחנו מקבלים בכל שנה יותר ויותר פניות (שזה משמח מאוד!). השנה זה גם דרש מאיתנו שינויים בתהליך הבחירה. אם בעבר קיבלנו כמה עשרות הצעות, ואז כל חברי ועדת ההיגוי פשוט עברו על כולן ודירגו אותן, השנה כשקיבלנו 145 הצעות, זה פשוט לא היה ריאלי. כל הצעה להרצאה כוללת סיפור שלם על ההרצאה והמרצה, ואנחנו גם מסתכלים על הרקע שלהם בלינקדין, ברשת, בסרטונים… בקיצור, אנחנו מעמיקים בבחינה של ההצעות ומי שמאחוריהן, וזה מאמץ מאוד גדול לעבור על כל-כך הרבה תוכן.

השנה החלטתי, בהמשך להצעה שעלתה מוועדת ההיגוי של השנה שעברה, לפצל כוחות: הצוות של ועדת ההיגוי ליום ה-Design התחלק ל-3, וכל קבוצה בדקה רק שליש מההרצאות. כל חבר בכל קבוצה דירג את ההרצאות שהגיעו אליו (הצבעה דמוקרטית ב-100%), ואז הקבוצה ניהלה שיחה כדי להחליט סופית את מי מעלים לשלב הגמר. חשוב שלא יהיו התנגשויות, כמו למשל שתי הרצאות על אותו נושא, ולכן השיחה בצוות חשובה לא פחות מההצבעה הדמוקרטית (בכל זאת זו עבודה של אוצרוּת תוכן ולא בחירות לכנסת).

אחרי שכולם בחרו, חזרנו על התהליך שוב, אבל הפעם רק עם הרשימה המצומצמת שעלתה לגמר, ושוב – אחרי הדירוג קיימנו שיחה ובחרנו את ההרצאות שיעבדו הכי טוב יחד.

השיקולים בדירוג

הגדרנו לעצמנו את שיקולי העל כבר בבניית הקול הקורא, כשהגדרנו את הנושאים שחשוב לנו להביא לבמה. למשל, רצינו לדבר על השיקולים העסקיים שמשפיעים – ובצדק – על התפתחות המוצר ועל התיעדוף, כמו בהרצאה של צביקה קליינמן (זה מוזכר גם בקטנה בכמה הרצאות אחרות). קראנו לזה "Business&Product + Design" בקול הקורא.

אז כאמור, חברי וחברות וועדת ההיגוי בודקים כל הצעה לעומק כדי לקבל החלטה. אנחנו עוברים על הרעיון עצמו, כדי להבין אם הוא מתחבר לשיקולי-העל, לנושאים הגדולים שהזכרתי בפסקה הקודמת. קורה לא פעם שאנחנו מקבלים הרצאות שדווקא לא קשורות לנושאי העל, כי הן פשוט מאוד מעניינות, כמו ההרצאה של יעקב גרינשפן על הטיות בתהליך הדיזיין, או נותנות השראה יצירתית כמו ההרצאה של שראון פז על החיבור בין העולם הפיזי לדיגיטלי.

אנחנו נכנסים לפרופיל הלינקדין של המרצה וללינקים אחרים שקיבלנו עם ההצעה, כדי לראות אם יש לו או לה את הנסיון והרקע המתאימים לתת הרצאה בנושא שהוגש לנו. מאוד חשוב לנו שההרצאות יהיו מבוססות על ניסיון ולא רק על יכולת איסוף והצגת המידע של המרצה. אנחנו גם בודקים אם ההרצאה מרגישה שיווקית (כאלה נפסלות על הסף) או שיש לה תוכן שייתן ערך אמיתי למשתתפים בכנס.

חלק קטן מההצעות כוללות גם קטעי וידאו מהרצאות עבר של המרצים, זה מאוד עוזר כדי להבין את הנוכחות הבימתית של המרצה, שלא פחות חשובה מהתוכן. אבל הרוב לא שולח כאלה, פשוט כי אין לו. וזה בסדר גמור! התהליך שלנו (כמו שמתואר בהמשך הכתבה) כולל גם עבודה על הנוכחות הבימתית של המרצים.

מירוץ נגד הזמן: משיחת הטלפון עד הבמה

אחרי שנבחרו ההרצאות, אני עושה את המשימה הכי כיפית בכנס: מתקשר לכל אחד ואחת מהמרצים והמרצות שנבחרו, ומספר להם שהם הולכים לעמוד על הבמה מול כ-1,000 איש!

התגובה של המרצים היא לרוב שילוב של שמחה גדולה, הלם, התרגשות וחרדה. כל אחד בסגנון המיוחד שלו… זו באמת הודעה לא פשוטה: מצד אחד, כיף גדול לדעת שבחרו בך, שרוצים אותך על הבמה. מצד שני, לעמוד מול 1,000 איש זה יכול להיות מאוד מלחיץ למי שלא עשה את זה בעבר, וגם תהליך ההכנה הוא די אינטנסיבי. אבל שורה תחתונה, עוד לא קרה לי שמישהו אמר לי בשיחה כזו "גדול עלי, תעביר למישהו אחר".

תהליך בניית ההרצאה

לאורך השנים שהכנס קיים, פיתחתי תהליך שעובד טוב עבורי ועבור המרצים ביצירת התוכן להרצאה. אחד הקשיים הגדולים של אנשים שבאים מרקע של דיזיין ליצירת מצגת, זה הפוקוס על הויז'ואל של השקפים, במקום על התוכן. כדי להתמודד עם זה, הגדרתי שהשלב הראשון – כמו באפיון – יהיה רק מסמך Word עם רשימת נקודות – המסרים העיקריים של המצגת. קראנו לשלב הזה שלב ה-Outline.

כשאין מצגת, אי אפשר לעצב אותה, נכון? אז למרות שיש הפתעות קטנות מדי פעם, רוב המרצים מסתדרים עם זה (גם אם מתלוננים קצת בדרך) וזה מאפשר לנו להתמקד במטרות שהמרצה רוצה להשיג עם ההרצאה, ה"למה" של המרצה, ובערך של ההרצאה עבור הקהל. מה הקהל ילמד מההרצאה הזו, עם מה הוא ילך הביתה – כלים פרקטיים? השראה? שאלות מעניינות? כל זה סולל את הדרך להרצאה מדויקת וחוסך כאבי ראש של שינויים כיוון בהמשך – עבור רוב המרצים. לפעמים מבינים את הדברים רק כשיש שקפים מול העיניים, בדיוק כמו שקורה לפעמים עם אפיון ועיצוב, שמבינים את המוצר רק כשרואים את ה-flow המעוצב.

אימון המרצים

אחרי שה-outline סגור, נכנסת לתמונה מאמנת המרצים שלנו, לילך דנין לביא, שהצטרפה לעבודה על הכנס כבר בכנס 2019. לילך באה מרקע של בימוי ו-Coaching, ובעוד שאני מתמקד בצדדים המקצועיים של התוכן ונוגע גם קצת בנוכחות הבימתית, הבמה היא המומחיות של לילך ואנחנו משלימים אחד את השני מצוין. היא לגמרי במקרה גם בת-דודה שלי, אבל אימון מרצים ומנהלים בכירים זה המקצוע שלה כבר עשרות שנים.

זה מתחיל ב-Dry Run און ליין, עם מצגת שהיא בגדר wireframe בלבד, או אפילו רק טקסט של הרצאה מלאה בלי מצגת. בשלב הזה אנחנו רק מבינים מה הרצף של ההרצאה; מאיפה מתחילים ואיפה מסיימים ומה המסרים שעוברים בדרך. חשוב לנו להבין שיש מבנה ברור, שהמטרות ברורות, שיש תיאום ציפיות בתחילת ההרצאה, שהתוכן תואם למה שהובטח במענה לקול הקורא ובשיווק של הכנס ועוד עוד… יש בזה הרבה מורכבות ופרטים, אימון מרצים הוא תחום מאוד מעניין בעיני.

השלב הבא הוא Dry Run במשרד, שבו המצגת כבר מעוצבת ובנוסף ללילך ואלי, גם המרצים נותנים משוב אחד לשני – עוד זוג עינים ואוזניים מקצועיות (לפחות) כדי שיהיה גם איזון לדיעות של לילך ושלי. תודה גדולה לניצן אביטוב (בפינה השמאלית למטה בתמונה), מנכ"ל ובעלים של UXPert, שנתן לנו לעשות את החזרות לכנס 2020, וגם את הפגישה של ועדת ההיגוי, במשרד היפהפה שלו.

לאחר-מכן, לראשונה השנה, אנחנו מקיימים חזרה גנרלית עם קהל באולם קטן, כדי להרגיש את הרצף של ההרצאות, החיבור ביניהם, וכדי לראות שאין סתירות שפספסנו (שזה בסדר, אבל צריך לשים אותן על השולחן ואולי גם להתייחס אליהן בהרצאות עצמן) או חיבורים מעניינים שלא שמנו לב אליהם ואולי יהיה מעניין להדגיש אותם מהבמה. זה חלק מהפקת הלקחים מהכנס הקודם, ואני בטוח שזה יעזור לנו להביא לבמה תוכן יותר מהוקצע ומדויק מאי-פעם בעבר. בשנים קודמות פשוט קיימנו עוד חזרה און ליין סמוך למועד הכנס כדי לוודא שהכל עדיין יושב במקום.

בין השלבים הללו יש עוד אינספור שיחות של לילך ושלי עם המרצים על כל האספקטים של ההרצאה וגם לחזרות נוספות. לפעמים אנחנו מסייעים בניסוחים, לפעמים בעיצוב, לפעמים עובדים יחד על שפת הגוף והעמידה על הבמה, לפעמים מתעמקים בצדדים הטכניים של המצגת. לכל מרצה והרצאה אנחנו נותנים מקסימום תמיכה במקומות שבהם הם צריכים חיזוק. המרצים כמובן עושים עוד המון חזרות בעצמם, יום יום, לבד ומול קהל אוהד קטן, כדי להגיע לבמת הכנס עם ההרצאה הכי טובה שהם יכולים.

יום הכנס מגיע: התרגשות גדולה!

ביום הכנס המרצים מגיעים מוקדם, בודקים שהמצגות עולות כמו שצריך על מחשב הכנס, שהפונטים מותקנים, שהוידאו עובד כמו שצריך, שהקליקר מעביר במקומות הנכונים, שהמסכים על הבמה ברורים, איך נראה האולם מצד הבמה… בקיצור, כל מה שצריך כדי להרגיש מוכנים ובטוחים ברגע האמת.

אתם יכולים לראות אותם לפעמים עומדים במתח ליד הקונסולה (איפה שהטכנאים יושבים), נשענים על הקיר לא רחוק מהשורה הראשונה, או סתם יושבים עם חברים, קרוב לבמה, ונושמים עמוק. זה רגע מאוד מרגש ומלחיץ. זה די קשה להשתחרר מהסטרס הזה עד שיורדים מהבמה. האדרנלין בדם הולך ועולה, הלב מתחיל לדפוק חזק, וגם עם כל האימונים, לוקח 2-3 דקות עד ש"נכנסים לזה".

כך נראה יוני לרנר בכנס 2019, רגע לפני שעלה על הבמה לתת את ההרצאה המעולה שלו:

אחרי 20-30 דקות, ההרצאה מסתיימת, 1,000 איש מוחאים כפיים (חוץ מכמה בשורה שלישית, אנחנו יודעים מי אתם!) והדופק מתחיל לאט לאט לחזור לשיגרה. אני לא יודע לגבי המרצים האחרים, אבל לי די קשה לחזור לשבת בקהל אחרי שהרציתי. צריך לפחות כמה דקות של התאווררות בעמידה בצד או בחוץ עם איזה כוס מים (או ויסקי 😉 ) עד שאני יכול לחזור לשגרת היום.

ומה איתך?

בכל שנה עולים על הבמה גם מרצים ותיקים ומנוסים וגם מרצים שזו הפעם הראשונה שהם עומדים מול קהל גדול. אולי בשנה הבא נראה אותך על הבמה? אני מקווה שאם יש לך נושא מעניין להציג, נקבל ממך הצעה בקול הקורא הבא, שיתפרסם באוגוסט-ספטמבר.

בינתיים, אפשר עוד להצטרף לכנס הקרוב בתור משתתפים ולראות איך נראה הסוף של כל התהליך הזה, בזמן אמיתי, על במת הכנס.